『生産性を高める7つの改善』に照らして診断

生産性を自己診断ホワイトカラーの生産性向上のカギは?
強みや課題は?

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生産性を高める7つの改善

働き方改革の本質的課題は、一律の残業削減ではなく、小手先のタイムマネジメントのTIPSでもなく、生産性向上に向けたイノベーションにあると弊社では考えています。
しかしながら、我々ホワイトカラーは、より一層の生産性向上に向けて一体何からどのように手を付けてよいのやら、悩んでいるのが実態ではないでしょうか。

そこで、弊社メソッド『生産性を高めるための7つの改善』を切り口として、あなた自身やあなたの職場、あるいはマネージャーであるあなたのチームの生産性の自己診断チェックをご用意いたしました。

生産性を高める7つの改善
生産性を高める7つの改善

合計28の設問がございます。
それぞれ、回答は4択となっており、その中から一つを選んでください。
全問回答後、あなたやあなたの職場、チームの生産性に関する強みと
課題について解説いたします。

業務の進捗に無関係な無駄話を慎んでいる

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

相手が理解できる言葉で簡潔に分かりやすく教え(伝え)、相手の理解を確認している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

会議では自分の意見を話し、人の意見を聞いて、建設的な議論によって結論を出している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

複数の業務に取り組む際に「重要度」と「緊急度」を検討して優先順位を定めている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

業務の現行プロセスを見直して無駄を発見・排除し、プロセスを改善している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

職場において、業務に必要なことであれば誰とでも何でも話し合うことができる

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

自工程の前工程及び後工程の人達と、仕事の目的・目標を共有している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

業務においてPlan(計画)Do(実行)Check(評価)Act(改善)を回している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

重要度は高いが緊急度が低い業務をきちんと自分のスケジュールに組み込んでいる

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

社内の人達に対して相互理解や適切な振る舞い方を大切にし、信頼関係を築いている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

業務の進捗のために、決裁権者や影響力を持つ人を把握し、自ら個別に働きかけている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

会議の際にファシリテーター(議論を促し結論に導く役割)を立てて行っている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

自分が持っている知識(業務知識や顧客知識など)をメンバーと共有している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

仕事の最終顧客は誰かを把握し、最終顧客のニーズを満たすために働いている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

計画と現状のギャップ(問題)を発見し、その原因を検討して、解決に取り組んでいる

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

自分は何の業務に何割の時間をかけているかを計算し、業務の時間配分を改善している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

業務の会話の中で「聞くこと・伝えること・取り決めること」を3つとも行っている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

相手に質問して傾聴し、相手に思考や気づきを促し、相手が取るべき行動を促している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

会議の前にアジェンダ(目的や進行手順を明確化したもの)を参加者と共有している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

職場の各メンバーの強み・弱みや性格を理解し、互いに補い合いながら業務を進めている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

仕事単位で行うべき業務を細分化・可視化し、時系列にして取り組んでいる

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

業務における過剰サービスや重複作業をなくしている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

突発事項に対して、即座にその発生元に連絡を取り、上司や関係者に相談している

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

「伝えたいこと」とその「理由・根拠」を簡潔に伝え、相手に納得してもらっている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

人に業務を頼んだり割り振る場合、相手の能力、意欲、成長を検討した上で行っている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

会議の在り方を見直し、無駄な会議や必要以上に長い会議を行わないようにしている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

職場では自分が主張することもできているし、他人の意見を受け入れることもできている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

仕事の目標(ゴールや数値など)を明確にし、その達成のために働いている

  • できている

  • まあまあできている

  • あまりできていない

  • できていない

「仕事の目的・目標の設定」です。

生産性向上の第一歩は、そもそもの仕事の目的を認識することから始まります。
最終顧客への価値の提供に向けて、仕事の全体像を意識することが重要です。
すなわち、「前工程では何を目的に、自部署に仕事を回してきているのか」「後工程にどのように仕事を引き渡せば、最終顧客のニーズを満たせるか」を意識することが重要です。
そのうえで、自部署の仕事の目標を明確化しましょう。「何ができれば、目的が満たせるのか」を考えましょう。
当社では、仕事の目的・目標を明確にするためののツールとして、WBS(Work Breakdown Structure)の活用を紹介しています。

「プロセス改善」です。

生産性向上に向けて、今の仕事のプロセスを不断に見直していくことが重要です。
慣例や慣行、あるいは固定観念や思い込みに囚われて、重複や無駄が潜んでいないか、プロセスマッピングで見える化し、チェックしましょう。
次に、PDCAサイクルのスピードを上げることが重要です。特に計画段階に時間をかけ過ぎないこと、粗い計画であっても早く実行に着手することが、変化対応の時代に生産性を高めるポイントとなります。
そしてチェック&アクトで問題を解決していく際には、論理的に問題を分析することが重要です。当社ではロジックツリーを活用した論理的な問題解決法を紹介しています。

「人の活かし方」です。

組織的に仕事を進める中で、部下だけでなく上司、他部署、さらには他社の人をうまく活用できなければ、生産性を高めることはできません。
仕事の依頼を効果的、効率的に行い、人を活かすためには、ティーチングとコーチングを使い分けることが重要です。
また、他者に仕事を割り振る際には5つの視点を考慮することが重要です。すなわち、相手の①能力、②成長機会、③稼働性、④意欲、そして⑤成果を最大化するような、人と人の組み合わせを考えることが重要です。
そして、働きかける相手に応じてアプローチを変えましょう。当社では、「決裁権限の有無」と「影響力の有無」を組み合わせて相手を分析することをおすすめしています。

「チームの力を高める」です。

職場や社内外のプロジェクトチームの力を最大化するために、メンバー個人がもつ言語化されていない経験、知識、コツをチーム内で共有することが重要です。
その際、対等な立場でオープンにディスカッションし、知識等を明確化、共有していくことが重要です。
意見を出し合うことができるチーム作りには、自己を主張する度合いと、他者を受け入れる度合がともに高く、バランスが取れていることが必要です。
チームを作り、成長させていくプロセスでは、一時的に混乱が生じることもありますが、恐れてはいけません。この混乱期を乗り越えると、より自律的に機能するチームが生まれるからです。

「効率的コミュニケーション」です。

効率的なコミュニケーションには、まずは相手と信頼関係を作ることが重要です。
そのためには5つのツボ(適切さ、相手の理解、能力の開示、共通点を探す、強い意思をもつ)を押さえることがポイントです。
そのうえで、当社ではコミュニケーションのオリジナルフレーム”UPA”(Understand,Propose,Agree)と、会話の構造としてピラミッドストラクチャーを紹介しています。
UとPとAの要素を盛り込んだ、かつ論理的で分かりやすいコミュニケーションが肝要です。

「時間の使い方」です。

多くの仕事を効率的にこなすためには、優先順位づけが重要です。
そのための有効なツールとして、当社では『緊急度×重要度』マトリクスを紹介しています。
このマトリクスを活用して、仕事を、「減らすもの」「効率化するもの」「表出的課題」「本質的課題」に分類しましょう。
そして本質的課題を先送りしないためのスケジューリングやタイムマネジメントが重要です。
PDCAを適切に回すためにも、自分の業務時間の使い方分析をおすすめします。

「会議を変える」です。

生産性向上には、会議の効率と効果を高めることが不可欠です。会議をうまく進めるためには、ファシリテーターの役割が重要です。
つまり、メンバーに発言や議論を促して、より良い結論、意思決定を導いていく役割です。
さらに、会議にはアジェンダも重要です。アジェンダとは、会議の目的や進め方、時間配分を明文化したツールです。ファシリテーターが作成し、会議の参加者に事前に配付することが重要です。
ファシリテーターには、アジェンダに従い、目的志向で論理性を重視した議論を促すことなどが求められます。必要応じて、会議の参加者に役割を付与することも重要です。

1問目 / 28問中

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